¿En qué consiste?
Implica pasar documentación física a formato digital. En si este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
El proceso de digitalización de documentos no solo afecta a los documentos en papel, sino que también en su término más amplio también contiene otras fuentes de datos a digitalizar tan diversas como: Fotografías, Música, Mapas, Vídeos, señales de TV, Radio, etc.(Mesa,E.,2006)
¿Cómo es su proceso?
En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:
- Captura con escáner del documento físico.
- Indexado de la información extraída del documento.
- Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.
La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de archivos de papel o informes, dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es difícil y una gran perdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos.
El Proceso de digitalización de documentos es la solución a este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información de la empresa. (Mesa,E.,2006)
¿Qué podemos Digitalizar?
- Casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos son:
- Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.
- Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.
- Digitalización de facturas de proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa.
Digitalización de albaranes y pedidos de clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente.- Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos. (Mesa,E., 2006)
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